رد گسترش استفاده از هوش مصنوعی برای صورتجلسهها در سیتی آو پرت
شورای سیتی آو پرت¹ در یک رأیگیری نزدیک، پیشنهاد کارکنان برای گسترش استفاده از هوش مصنوعی (AI) در ثبت و تهیه صورتجلسه برخی نشستهای کلیدی کمیتهها را رد کرد. این تصمیم در جلسه ۲۹ آپریل گرفته شد و دلیل اصلی آن، نگرانی از خطاهای احتمالی و همچنین محدودیتهای قانونی درباره دسترسی به فایلهای صوتی و متن پیادهسازیشده عنوان شد.
پیشنهاد چه بود و چرا مطرح شد؟
کارکنان سیتی آو پرت¹ با اشاره به افزایش فشار کاری پس از کاهش سطح نیروهای انسانی، درخواست کرده بودند دامنه استفاده از مایکروسافت کوپایلوت² را از کاربردهای فعلی فراتر ببرند. این ابزار هماکنون برای کمک به ثبت نشستهای تعامل اعضای منتخب و کارگاههای بودجه استفاده میشود.
طبق پیشنهاد مطرحشده، استفاده از AI قرار بود به نشستهایی با حساسیت بالاتر هم گسترش پیدا کند؛ از جمله کمیته آدیت، ریسک و ایمپروومنت³، جلسه بررسی عملکرد سیایاو⁴ و کمیته پالیسی، لجسلیشن و گاورننس⁵. در گزارش کارکنان آمده بود آمادهسازی صورتجلسه دقیق بهصورت دستی «تلاش قابلتوجهی» میبرد و AI میتواند بخشی از محدودیت منابع را پوشش دهد. با این حال شورا با اختلاف کم ۴ رأی موافق در برابر ۵ رأی مخالف، با گسترش این روند موافقت نکرد.
بحثهای اصلی: دقت، نظارت انسانی و دسترسی به فایلها
این پیشنهاد در ابتدا در مارچ مطرح شده بود اما پس از آن به تعویق افتاد؛ زمانی که معاون لرد مِیِر دیوید گونسالوس⁶ خواست اعضای منتخب بتوانند به فایلهای صوتی محرمانه، متن پیادهسازیشده یا یادداشتها برای «اهداف گاورننس یا راستیآزمایی» دسترسی داشته باشند. او بر لزوم نظارت انسانی تأکید کرد و هشدار داد AI ممکن است «هالوسینیت» کند، گویندهها را اشتباه نسبت دهد، بخشی از زمینه را حذف کند یا خلاصهسازی نادرست انجام دهد.
گونسالوس⁶ گفته بود: «AI میتواند به کارایی کمک کند اما جای گاورننس را نمیگیرد. جای صورتجلسهنویس را نمیگیرد... این ریسکها قابل مدیریت هستند اما فقط با نظارت انسانی.»
موضع کارکنان درباره قانون و «مواد کاری»
در گزارش تکمیلی کارکنان در جلسه ۲۹ آپریل، فایلهای ضبطشده و متنهای پیادهسازیشده بهعنوان «مواد کاری» تحت لوکال گاورنمنت اَکتِ وسترن استرالیا⁷ دستهبندی شد؛ موادی که اعضای شورا بهطور خودکار حق دسترسی به آنها را ندارند. در همین گزارش تأکید شد اگر تصمیمی از سوی شورا با قانون در تضاد باشد، اعتبار ندارد، چون «قانون مکتوب اولویت دارد».
مدیر گاورننس و پالیسی چارلی کلارک⁸ هم اشاره کرد اگر قوانین اجازه انتشار مستقیم را ندهند، اعضا میتوانند از مسیر درخواست آزادی اطلاعات برای دسترسی اقدام کنند.
دیدگاه اعضای شورا در جلسه رأیگیری
عضو شورا ویکتور کو⁹ با احتیاط شدید نسبت به AI، موضوع مسئولیتپذیری را مطرح کرد و پرسید اگر صورتجلسه تولیدشده با AI خطا داشته باشد، پاسخگویی با چه کسی خواهد بود. لرد مِیِر بروس رینولدز¹⁰ هم از ادامه روش «سنتی» صورتجلسهنویسی دستی حمایت کرد و گفت: «خراب نیست... اداره گفته خوشحالاند دستی انجام دهند، چون ابهامهایی به وجود آمد.»
در مقابل، عضو شورا راج دوشی¹¹ گفته بود AI میتواند ظرفیت کارکنان را تقویت کند و کاترین لیزر¹² این تغییر را یک «تغییر عقلانی» برای سادگی و شفافیت دانست. اصلاحیه پیشنهادی گونسالوس⁶ درباره دسترسی اعضا به فایلها نیز با رأی ۲ موافق در برابر ۷ مخالف رد شد.
زمینه گستردهتر در مدیریت محلی وسترن استرالیا
این تصمیم در حالی مطرح شده که گزارشهایی از رد شدن پیشنهادهای شغلی در سیتی آو پرت¹ منتشر شده و موضوع کمبود نیرو را پررنگتر کرده است. بر اساس منابع در دسترس، به نظر نمیرسد شوراهای دیگر در استرالیا اخیراً بهطور عمومی درباره پیشنهادهای مشابه برای صورتجلسهنویسی با AI موضعگیری یکسانی داشته باشند. با این حال، این بحث همراستا با گفتوگوهای گستردهتر درباره استفاده از AI در مدیریت عمومی است؛ بهویژه از زاویه دقت و ثبت رسمی اطلاعات.
پانوشتها (نامهای اصلی انگلیسی):
¹ City of Perth
² Microsoft Copilot
³ Audit, Risk and Improvement Committee
⁴ CEO (Chief Executive Officer)
⁵ Policy, Legislation, and Governance Committee
⁶ David Goncalves
⁷ Western Australia Local Government Act
⁸ Charlie Clark
⁹ Viktor Ko
¹⁰ Bruce Reynolds
¹¹ Raj Doshi
¹² Catherine Lezer